Seit dem 1. Januar 1985 ist Lauenburg/Elbe Mitglied der Archivgemeinschaft der Städte Schwarzenbek, Geesthacht, des Amtes Büchen sowie der Gemeinde Wentorf bei Hamburg und des Amtes Hohe Elbgeest. Die Gemeinschaft wird durch privat-rechtlichen Vertrag vom 7. Januar 1985 geregelt. Mit dem Vertrag erfüllen die Beteiligten die Bestimmungen des Landesarchivgesetzes für die Kommunen.

                                                                               Vertrag Archivgemeinschaft
Zur Sicherung ihrer schriftlichen Überlieferung werden die Vertragschließenden jeweils ein eigenes Archiv einrichten, in dem ihr Archivgut sachgerecht verwahrt wird und durch Übernahme archivwürdigen Schriftgutes aus den Verwaltungsregistraturen und durch Sammlung geregelten Zuwachs erhält.

Zur Betreuung dieser Archive wird zwischen der Stadt Schwarzenbek, vertreten durch den Magistrat, dieser vertreten durch den Bürgermeister - nachstehend als "Träger" bezeichnet -

und den nachfolgenden Gebietskörperschaften - nachstehend als "Beteiligte" bezeichnet -:

a) der Stadt Geesthacht, vertreten durch den Magistrat, dieser vertreten durch den Bürgermeister,
b) der Stadt Lauenburg/Elbe, vertreten durch den Magistrat, dieser vertreten durch den Bürgermeister
c) der Gemeinde Wentorf bei Hamburg, diese vertreten durch den Bürgermeister
d) das Amt Büchen, vertreten durch den Amtsvorsteher

der nachfolgende V E R T R A G geschlossen:

§ 1 Name und Sitz

(1) Der Träger und die Beteiligten bilden zur Betreuung ihrer Archive eine Archivgemeinschaft.
(2) Sitz der Archivgemeinschaft ist Schwarzenbek.

§ 2 Planstelle

Der Träger verpflichtet sich, in seinem Stellenplan die Stelle eines hauptamtlichen Archivars auszuweisen und zu besetzen. Der Stelleninhaber trägt die Bezeichnung "Stadtarchivar".

§ 3 Ausstattung

Der Träger verpflichtet sich, geeignete Räume und Arbeitsmöglichkeiten für die Ausführung der Aufgaben des Stadtarchivars zur Verfügung zu stellen.

§ 4 Aufgaben des Stadtarchivars

(1) Der Stadtarchivar übernimmt die Betreuung der Archive des Trägers und der Beteiligten.
(2) Zu seinen Aufgaben gehören die Bewertung und Übernahme archivwürdigen Schriftgutes, Ordnung, Verzeichnung und Erschließung der Archivalien sowie die Beratung von Benutzern. Daneben obliegt dem Stadtarchivar insbesondere auch die wissenschaftliche Auswertung der Archivalien in Form und Auskünften, Publikationen, Ausstellungen und Vorträgen.
(3) Dem Stadtarchivar obliegt der Aufbau einer Archivbibliothek.
(4) Der Stadtarchivar ist Vorgesetzter der in den Archiven beschäftigten Mitarbeiter. Er übt die Aufsicht über ehrenamtliche Archivbetreuer aus und weist sie in ihre Arbeiten ein.
(5) Der Stadtarchivar berät den Träger und die Beteiligten in allen Archivangelegenheiten.

§ 5 Eigenkosten des Trägers und der Beteiligten

Der Träger und die Beteiligten tragen die Kosten für das jeweils eigene Archiv und dessen Ausstattung, für die Materialien zur Schriftgutlagerung, für die Ordnung, Verzeichnung und Erschließung des Archivgutes sowie für die Erstellung von Findbüchern und für die Durchführung der Öffentlichkeitsarbeit selbst.

§ 6 Dienstfahrten des Stadtarchivars

(1) Der Stadtarchivar führt für dienstliche Fahrten ein Fahrtenbuch. Die Abrechnung erfolgt nach den Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes.
(2) Die Beteiligten tragen die Kosten für die von Ihnen veranlassten Fahrten selbst. Dabei werden für die Anreise des Stadtarchivars zum Sitz der Archivgemeinschaft bzw. zu den Beteiligten Reisekosten nicht gewährt.
(3) Der Träger verpflichtet sich, die monatlichen Kosten zunächst zu verauslagen. Eine ordnungsgemäße Abrechnung wird den Beteiligten im Rahmen der Jahresabrechnung (§ 11) vorgelegt. Die voraussichtlich entstehenden jährlichen Kosten der Dienstfahrten werden in dem vierteljährlichen Abschlagsbetrag (§ 10) berücksichtigt.

§ 7 Vergütung

(1) Die Eingruppierung und die Vergütung des Stadtarchivars richten sich nach dem Bundesangestelltentarifvertrag.
(2) Veränderungen in der Eingruppierung bedürfen der einvernehmlichen Regelung zwischen dem Träger und den Beteiligten.

§ 8 Gesamtkosten der Archivgemeinschaft

(1) Die Kosten im Interesse aller Archive (Dienstreisen, Weiterbildung, Fachliteratur, Porto, Fernsprechkosten usw.) werden vom Träger verauslagt. Eine Abrechnung erfolgt im Rahmen der Jahresabrechnung (§ 11) nach den Sätzen der Finanzierung (§ 10 Abs. 2). Nach dem Vorliegen von Erfahrungssätzen sollen die Kosten pauschaliert werden.
(2) Die voraussichtlich entstehenden jährlichen Gesamtkosten werden in dem vierteljährlichen Abschlagsbetrag (§ 10 Abs. 3) berücksichtigt.
(3) Der Träger stellt den Dienstraum gemäß § 3 kostenfrei zur Verfügung.

§ 9 Arbeitsaufteilung

(1) Die Arbeitsaufteilung ist in der Regel nach folgenden Prozentsätzen vorzunehmen:

20 % - Schwarzenbek
25 % - Geesthacht
20 % - Lauenburg/Elbe
20 % - Wentorf b. Hbg.
15 % - Büchen

(2) Der Stadtarchivar ist in Absprache mit dem Träger und den Beteiligten berechtigt, bei Bedarf von der in Abs. 1 genannten Arbeitsaufteilung abzuweichen, um Arbeiten durchzuführen, die im Einzelfall besonders eilbedürftig oder zeitaufwendig (Sonderarbeiten im Archiv, Stadtgeschichten, Festschriften, Ausstellungen) sind.
(3) Der Stadtarchivar führt Aufzeichnungen über seine Arbeit, die gleichzeitig Abrechnungsgrundlage für die Beteiligten sind.

§ 10 Finanzierung der Kosten der Archivgemeinschaft

(1) Der Träger und die Beteiligten verpflichten sich, die Kosten der gemeinsamen Archivpflege (Vergütung § 7) und Gesamtkosten der Archivgemeinschaft (§ 8) gemeinsam zu tragen.
(2) Die Kosten werden auf der Grundlage der Arbeitsaufzeichnungen verteilt, wobei Gesamtkosten (§ 8) im entsprechenden Verhältnis einfließen.
(3) Der Träger setzt auf der Grundlage von § 9 Abs. 1 einen vierteljährlichen Abschlagsbetrag fest, der jeweils bis zum 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November zu zahlen ist.

§ 11 Jahresabrechnung

(1) Abrechnungsjahr ist das Kalenderjahr.
(2) Der Träger legt den Beteiligten bis spätestens 20. Januar des folgenden Jahres Abrechnungen über vollständige Einnahmen und Ausgaben des vorangegangenen Jahres vor. Eine etwaige Abweichung von den vierteljährlichen Abschlagsbeträgen (§ 10 Abs. 3) ist dabei auszugleichen.

§ 12 Dienstvorgesetzter, Vorgesetzter

(1) Dienstvorgesetzter des Stadtarchivars ist der Bürgermeister des Trägers.
(2) Führt der Stadtarchivar bei einem der Beteiligten Arbeiten aus, so ist der jeweilige Bürgermeister bzw. Amtsvorsteher oder ein von ihnen Beauftragter Vorgesetzter des Stadtarchivars.

§ 13 Kündigung

Dieser Vertrag kann vom Träger und den Beteiligten jeweils mit einer Frist von einem Jahr zum Jahresschluss, erstmals zum 31. Dezember 1987, gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung sind die §§ 9 und 10 dieses Vertrages einvernehmlich zu ändern.

§ 14 Aufnahme bzw. befristete Aufnahme neuer Beteiligter

(1) Über die Aufnahme neuer Beteiligter entscheiden der Träger und die Beteiligten einvernehmlich.
(2) Es steht weiteren Städten, Ämtern und Gemeinden frei, auf eine befristete Zeit zwecks Einrichtung ihres Archivs oder anderer Archivarbeiten unter Entrichtung eines zu vereinbarenden Pauschalbetrages dem Vertrag beizutreten. Über die Aufnahme entscheiden der Träger und die Beteiligten einvernehmlich.
(3) Die §§ 9 und 10 dieses Vertrages sind den Veränderungen gemäß Absätze 1 und 2 anzupassen. Die Veränderungen bedürfen der Einvernehmlichkeit des Trägers mit den Beteiligten.

§ 15 Inkrafttreten

Der Vertrag tritt am 1. Januar 1985 in Kraft.